#1: Válassz témát!
A legfontosabb ezt tisztázni! Választani egy tematikát, amely mentén az egész eseményt megszervezed. Min lesz a fókusz, mire kell koncentrálni, mire lehet építkezni, mit kell kiemelni, mi is a cél végsősoron? Ha ezeket tisztázod, akkor nem lesz nehéz dolgod!
#2: Tervezz okosan!
Nagyon fontos, hogy még az elején tervezd meg a nagyobb lépéseket, és ezeket oszd le időrendbe! Attól függ mekkora a konferencia, de akár fél évvel korábban is érdemes elkezdeni tervezgetni!
#3: Az anyagiak
Előre határozd meg, hogy mennyi az annyi, mekkora budget-ból lehet költekezni, és ehhez mérten szórd a pénzt. Elképzelhető, hogy valamiről le kell mondanod, mérlegelj, állíts fontossági sorrendet, döntsd el, hogy mik a fő prioritások! A nagyobb kiadások, amikkel számolni kell az alábbiak:
- Helyszín
- Elszállásolás
- Közlekedés
- Élelmiszer és vendéglátás
- Az előadók díja
- Programok / csapatépítés
- Marketing
#4: Az előadók!
A kezdeti tervezési munkálatok után, mikor már kezd letisztulni a kép, feltétlenül kezdj el előadókat keresni, és meghívni, hiszen a konferenciák esetében ez az egyik, hanem a legfontosabb elem!
#5: Helyszín!
Egy jó helyszín az alapja a konferenciának, és a jó helyszínek pedig gyorsan fogynak, érdemes ez a taskot is minél előbb lehúzni a to do listáról! Ha igazán jó helyszínt szeretnél, mi ezt ajánljuk: konferencia hotel!
#6: Mindent tervezz meg!
Az előadók meghívása és a konferenciahelyszín lefoglalása után már igazán nem lesz sok dolgod, de ne vedd lazára a figurát! Minden percet tervezz meg lépésről, lépésre, járd be a helyszínt, ellenőrizd a forgatókönyvet, készíts b-tervet, és az egész konferenciát koordináld személyesen!
Kommentek