A hely kapacitása
Talán a legfontosabb, hogy van-e elegendő hely. Nem árt pontosan utána kérdezni, esetleg megnézni, hogy tényleg elférnek-e annyian kényelmesen, mint ami felvan tüntetve. Hiszen előfordulhat, hogy a maximális kapacitást tüntetik fel mondjuk a honlapon, de valójában ilyenkor már mindenhová pót széket kell helyezni. Ha több napos konferenciáról van szó, akkor még a szállásról is kell gondoskodni kell. Ilyen esetben a tökéletes konferencia helyszín egy olyan szálloda, ami rendelkezik külön konferenciateremmel.
A hely felszereltsége
Az is nagyon fontos, hogy kellően felszerelt legyen a terem, minden szükséges felszerelés megtalálható legyen, és működjön is. Gondold át, mi mindenre lehet szükség a konferencia során, tv, vetítővászon, Wifi, hangosítás, klíma és sorolhatnánk. Ezek hiányában nem lehet zökkenőmentes a rendezvény! Jobb előre tisztázni azt is, hogy milyen elrendezést szeretnél, és ez lehetséges-e.
A helyszín elhelyezkedése
Az sem utolsó szempont, hogy a konferencia helyszín megfelelő környezetben legyen. Könnyen meg lehessen közelíteni, ne kelljen senkinek se nagyon nagy utat megtennie. Illetve jó, ha vannak a közelben kulturális látnivalók, éttermek, és egyéb programlehetőségek. Hiszen egy több napos rendezvény esetében ezek remek kiegészítésként szolgálhatnak.
Kommentek